Compliance – de hoeksteen van ethisch zakelijk gedrag

“Wij zijn ervan overtuigd dat het wettelijke kader dat we krijgen altijd belangrijke beschermingsdoelen nastreeft, ook al is dit misschien niet altijd voor iedereen direct herkenbaar als we naar de afzonderlijke wettelijke verplichtingen kijken. Daarom is het zo belangrijk om het rechtskader tot in detail te kennen. Wij werken hieraan als team op basis van ons compliance managementsysteem, dat gebaseerd is op ISO 37301 en IDW PS 980. Wij hechten veel belang aan een interdisciplinaire dialoog met verschillende afdelingen zoals HR, Kwaliteit en Juridische Zaken en aan een nauwe samenwerking met de Ondernemingsraad. Wij streven naar een succesvolle voortzetting van ons bedrijf op de lange termijn. Compliance, d.w.z. handelen in overeenstemming met alle toepasselijke wettelijke bepalingen, is hiervoor een basisvoorwaarde.”

“Het feit dat wij als bedrijf voortdurend te maken hebben met nieuwe en uitgebreide vereisten op Europees en nationaal niveau, maakt het nalevingswerk steeds uitdagender. Zonder ondersteuning is het voor de gespecialiseerde afdelingen van ons bedrijf bijna onmogelijk om het overzicht over de toenemende regelgeving te behouden en deze in de dagelijkse werkzaamheden te implementeren. Zij moeten daarom kunnen vertrouwen op de expertise en ondersteuning van de afdeling Compliance. In dit opzicht is Compliance onmisbaar – en tegelijkertijd een van de weinige afdelingen van het bedrijf die grotendeels onafhankelijk van hiërarchieën opereert om objectiviteit te garanderen. Kortom, wij dragen dus een grote verantwoordelijkheid.”

“Laat ik het zo zeggen: de GDPR streeft, net als de BDSG, belangrijke doelen na met de bescherming van persoonlijke rechten. Sommige voorschriften en de interpretatie ervan door de autoriteiten zijn echter niet bijzonder behulpzaam of gemakkelijk te begrijpen – zelfs niet voor deskundigen. Daarom is het des te belangrijker dat we onze kennis hierover binnen de hele Groep voortdurend bijwerken en nauw samenwerken met onze externe functionaris voor gegevensbescherming. Dit stelt ons in staat om praktische oplossingen te vinden die toch aan de strenge wettelijke vereisten voldoen.”

“Beide zijn zeer gevoelige en belangrijke gebieden. Natuurlijk moeten en willen we ons bij dalli strikt houden aan de antitrustregels die uiteindelijk ook de eindgebruikers beschermen, zowel in onze relaties met concurrenten als in onze omgang met klanten en leveranciers; we brengen de nodige kennis over via regelmatige trainingen en door individueel advies te geven aan werknemers in de relevante gebieden van het bedrijf. Aan de andere kant zijn we leverancier van machtige handelsbedrijven en klant van enkele zeer sterke leveranciers. In dit opzicht kunnen we in de rol van benadeelde partij terechtkomen in het geval van onwettige prijsafspraken en soortgelijk gedrag dat in strijd is met de antitrustwetgeving. Daarom is antitrustwetgeving een van onze belangrijkste specialisaties.

Voor ons als bedrijf gaat de Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) uiteindelijk over het leveren van een bijdrage aan het verbeteren van de mensenrechten en milieuomstandigheden in de hele toeleveringsketen. Natuurlijk staan we volledig achter dit doel en hebben we een bijbehorend risicobeheersysteem geïmplementeerd. Sommige eisen die in de wet worden gesteld, zijn echter erg hoog en niet altijd gemakkelijk in de praktijk te brengen. Voor de wet geldt echter het voorbehoud van gepastheid en in overeenstemming met de LkSG hanteren wij een risicogebaseerde, proportionele aanpak met betrekking tot de zorgplichten die ons worden opgelegd. Het is voor ons nauwelijks mogelijk om onze leveranciers voor honderd procent te controleren, vooral degenen die ons grondstoffen uit andere continenten leveren. Maar binnen het kader van onze acties helpen we ervoor te zorgen dat er geen schendingen van mensenrechten en milieuschade plaatsvinden, zowel in onze eigen bedrijfssector als bij onze leveranciers. Last but not least wordt dit ook verwacht door onze zakelijke klanten, die zelf onderworpen zijn aan de LkSG en onder andere van ons eisen dat wij ons ethisch gedragen via hun soms zeer uitgebreide leverancierscodes – net zoals wij onze leveranciers verplichten om mensenrechten en milieubescherming na te leven via onze eigen leverancierscode.”

“Onze interne compliance-richtlijnen zijn allemaal beschikbaar in het Duits en Nederlands en toegankelijk voor alle werknemers. We bezoeken alle locaties regelmatig en organiseren daar compliancetrainingen. Daarnaast werken er op elke locatie collega’s die bekend zijn met de relevante onderwerpen. Met hen hebben we een goed functionerend netwerk opgebouwd waarin we regelmatig informatie uitwisselen. Onze positieve ervaringen laten zien dat we op elkaar kunnen vertrouwen.”

“Natuurlijk valt dit alles ook onder het begrip naleving. Er zijn immers ook talloze EU- en nationale wetten en regels op deze gebieden die geïmplementeerd en nageleefd moeten worden. Denk maar aan de Wet bevordering loondoorzichtigheid tussen mannen en vrouwen (Wet op de loondoorzichtigheid) of de Algemene Wet Gelijke Behandeling, om maar twee voorbeelden te noemen. Vooral op deze gebieden werken wij nauw samen met de HR-afdeling en de ondernemingsraad, omdat er natuurlijk overlappende onderwerpen zijn als het gaat om de implementatie.”

“Als u het minimaliseren van risico’s door vooruit te plannen, het naleven van principes en het voortdurend vergaren van kennis tot principes van het leven verklaart, dan denk ik dat dat een verstandige benadering van het leven is.”